Plan de Reprise d’Activité (PRA) : Définition et explication.

Vous avez une entreprise prospère qui a un rendement satisfaisant. Du jour au lendemain, elle est confrontée à une ou plusieurs crises inattendues qui peuvent avoir un impact sur sa production et menacer son existence. Les risques et les incidents inattendus sont innombrables et surviennent au moment où l’on s’y attend le moins. Le plan de reprise d’activité a été conçu pour faire face à ces situations. Ce recours permet d’anticiper les aléas que subissent une entreprise. Il comprend plusieurs plans d’action qui permettent à l’entreprise de rester sur pied et de continuer à satisfaire ses clients dans les moments difficiles.

Qu’est-ce que le PRA ou le Plan de Reprise d’Activité ?

Le plan de reprise d’activité ou PRA se définit comme un ensemble deprocédures prédéfinies qui peuvent être consultées lorsqu’une entreprise est confrontée à des situations difficiles et problématiques. Les dirigeants de l’entreprise n’ont pas à trop s’inquiéter en cas de crise grâce à ce plan. Ce dernier prévoit des alternatives permettant de réagir face aux incidents qui frappent la compagnie. La société continue à produire et à exercer ses activités même en cas de problème ou de perturbation. Le PRA est un plan d’action sous forme d’un document consultable aux moments opportuns.

Les ressources matérielles, technologiques et humaines sont incluses dans le plan de reprise d’activité en cas de sinistre. Cette stratégie permet à l’entreprise de reprendre ses activités dans un court délai en cas de crise. Les répercussions négatives et les temps d’arrêt de l’activité sont rapidement circonscrits grâce au plan établi. Ce document contient des informations complètes et est mis à jour régulièrement pour rester opérationnel.

Dans quels types de situations le plan de reprise d’activité s’utilise-t-il ?

Des problèmes informatiques, des catastrophes naturelles, des accidents humains, le départ d’un responsable efficace et pertinent qui peuvent survenir dans une entreprise. Si on ne trouve pas les solutions adéquates, ces incidents amèneront la société jusqu’à la faillite. Pour chaque type de situation, le PRA a prévu une solution qui permet d’y remédier.

Une entreprise doit se tenir prête à faire face aux situations d’urgence suivantes :

• des problèmes de personnel, tels que les grèves ou les accidents de travail ;
• aux catastrophes naturelles telles qu’un incendie, une pandémie, des intempéries ;
• certains problèmes logistiques : une voiture de livraison qui tombe en panne, un fournisseur qui ne livre pas, une matière première en rupture de stock ;
• les incidents techniques : panne d’un ou plusieurs équipements, coupure d’électricité, épuisement des matières premières en stock ;
• des problèmes informatiques : piratage, données perdues ou effacées, panne de connexion ;
• aux risques liés à la sécurité des données : un piratage, un vol de données ;
• l’éventualité d’un client qui n’est pas sérieux.

Quelles entreprises peuvent faire appel au PRA ?

Tous les types d’entreprises, quelles que soient leur taille : petites, grandes ou moyennes, peuvent avoir leur propre plan de reprise d’activité après un sinistre. Les stratégies proposées sont distinctes en fonction de chaque entreprise et de son envergure.

Deux entreprises différentes ne peuvent pas avoir le même plan de reprise pour faire face aux éventuelles crises. Le PRA prend en compte plusieurs détails en fonction des spécificités de chaque structure. Une entreprise où tout est informatisé doit prévoir un plan de reprise après sinistre pour son système informatique. Le PRA doit être établi avec une grande vision et connaissance de l’ensemble de la compagnie. Cela permet d’identifier les événements imprévus qui peuvent nuire à l’activité et à la production de l’entreprise.

Comment se prépare un plan de reprise d’activité ?

L’existence d’un plan de reprise d’activité opérationnel permet d’anticiper des changements de situation pour l’entreprise. Voici quelques-uns des enjeux qui peuvent affecter une entreprise et qui nécessitent la mise en œuvre du PRA :

• Retard de production ;
• Baisse des ventes ;
• Clients mécontents ;
• Perte de données.

PRA : qui sont les responsables qui se consacrent à sa rédaction ?

Le plan de reprise d’activité est préparé par la direction responsable du système d’information et son équipe. Lors de son élaboration, ces responsables doivent déterminer à l’avance les sources éventuelles de sinistre. Ils proposent une ou plusieurs solutions pour faire face efficacement à chaque situation préjudiciable. Ils identifient les activités délicates de l’entreprise qui doivent être poursuivies à tout prix. Ces activités sont maintenues et protégées afin d’assurer la production et la continuité de l’entreprise, quelle que soit la situation dans laquelle elle se retrouve.

Ils travaillent ensemble pour déterminer les risques éventuels qui peuvent survenir pendant chaque année d’activité. Ils collaborent pour trouver des solutions de maintenance. Ils se mettent d’accord sur les procédures et les ressources indispensables au fonctionnement de l’entreprise.

L’équipe de la DGI peut faire appel à des conseils extérieurs afin de rédiger un PRA viable et opérationnel. L’embauche temporaire d’un contractant externe est l’approche la plus utilisée. Le consultant vous aidera à élaborer votre PRA ou à prendre des mesures correctives si votre équipe a déjà commencé le travail. Le choix d’un prestataire est essentiel lors de la rédaction d’un PRA. Faites appel à un professionnel jouissant d’une bonne réputation et qui dispose d’une bonne connaissance du secteur d’activité dans lequel votre entreprise opère.

Comment mettre en œuvre un plan de reprise d’activité après sinistre ?

Le plan de reprise d’activité est un programme qui doit être complètement fonctionnel au moment où l’entreprise traverse une crise. C’est un travail d’anticipation des risques et de leurs conséquences. L’entreprise prévoit à l’avance les différents cas de figure et établit des solutions en conséquence. Sa mise en œuvre se fait de manière réfléchie.

Dans une entreprise où les branches sont reliées entre elles, il est nécessaire de commencer le travail par les activités critiques. Étudiez la durée maximale d’interruption qui n’aura pas d’impact sur la production de l’entreprise. Déterminez le temps d’arrêt acceptable que l’entreprise peut se permettre pendant le sinistre. La définition de ces deux périodes permet de travailler sur des solutions pour diminuer et contrer les risques probables.

Les concepteurs du PRA établissent les stratégies et les mesures à prendre pour la reprise des activités après un sinistre. Le PRA comprend des mesures préventives et curatives. Ses mesures varient en fonction des caractéristiques de chaque entreprise. Elles doivent être utilisées pour sortir l’entreprise de la crise et pour qu’elle puisse reprendre progressivement ses activités interrompues, en commençant par les plus prioritaires.

Le PRA prévoit la mise en place d’un budget. Celui-ci est évalué pour couvrir la reprise de l’activité ainsi que le redémarrage des services essentiels. Les ressources humaines, les fournisseurs, l’outil de production et les ressources informatiques sont les principaux visés par cette mesure.

L’entreprise finalise son PRA par un test du plan. Cela permet de vérifier s’il est fiable et s’il donne les résultats escomptés. Des mises à jour et des modifications sont envisageables pour améliorer le plan.

Le plan de reprise d’activité constitue une bouée de sauvetage pour une entreprise en cas de crise. Il n’empêche pas l’entreprise d’être confrontée à des crises, il leur rend capable de les résoudre de manière progressive. L’entreprise ne risque pas de tomber en faillite à cause des incidents grâce à un PRA bien étudié. L’entreprise ne doit pas prendre la rédaction de ce plan à la légère.

Si elle juge l’intervention d’un professionnel externe nécessaire, elle doit porter une attention particulière au profil de celui-ci. Le consultant doit avoir des expériences avérées dans le secteur d’activité dans lequel évolue l’entreprise.